Die ehrliche Antwort besteht aus zwei Zahlen, die gern verwechselt werden. Time-to-Fill misst die Zeit vom Mandatsstart bis zur Vertragsunterschrift. Time-to-Start misst zusätzlich die Kündigungsfrist bis zum ersten Arbeitstag. Zwischen beiden liegen im Mittelstand regelmäßig drei bis sechs Monate, bei Führungskräften auch mehr.
In einem Suchmandat sieht die typische Achse so aus: Briefing und Zielmarkt-Definition in der ersten Woche, Identifikation und Direktansprache ab Tag drei, erste Rückmeldungen von Angesprochenen nach sieben bis zehn Tagen, Shortlist mit belastbaren Profilen nach drei bis fünf Wochen. Vertragsunterschrift üblicherweise zwischen Woche acht und zwölf.
Die drei größten Zeitfresser liegen fast nie bei der Suche. Erstens Terminfindung: Wenn zwischen zwei Interviewrunden zwei Wochen liegen, kostet allein das einen Monat. Zweitens unklare Entscheidungswege: Ein Gremium, das erst im Monatsmeeting entscheidet, verliert Kandidaten an schnellere Wettbewerber. Drittens ein Profil, das sich während der Suche verschiebt, weil im Briefing nicht entschieden wurde.
Was sich wirklich verkürzen lässt: Interview-Slots vor Suchbeginn blocken, maximal zwei Runden bis zum Angebot, eine benannte Entscheidungsperson, Feedback binnen 48 Stunden, ein fertiges Angebotspaket in der Schublade. In Mandaten mit diesen fünf Punkten liegt die Shortlist regelmäßig nach drei bis fünf Tagen vor, weil die Vorarbeit sitzt.
Was sich nicht verkürzen lässt und auch nicht sollte: die Kündigungsfrist der Wunschkandidatin, die Referenzprüfung und die Zeit, die ein Mensch braucht, um eine Lebensentscheidung zu treffen. Wer hier drängt, kauft sich einen Frühabbruch im ersten Jahr ein.
Eine praktische Rechnung fürs Planungsgespräch: Wenn die Position im Januar besetzt sein soll und die Zielgruppe drei Monate Kündigungsfrist hat, beginnt das Mandat spätestens im August. Diese Rückwärtsrechnung ist unspektakulär, wird aber in der Praxis fast nie gemacht.