„Was kostet ein Headhunter?“ ist eine der häufigsten Fragen, die mir Geschäftsführer im Mittelstand stellen. Meist kommt sie am Ende des Erstgesprächs, etwas zögerlich. Dabei ist es die richtige Frage, nur die Antwort ist selten ein einzelner Betrag. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie sich Honorare zusammensetzen, was marktüblich ist, wie Sie Angebote vergleichen und wie Sie selbst ausrechnen, ob sich die Investition für Ihre Stelle lohnt.
Die kurze Antwort: Was kostet ein Headhunter?
Ein Headhunter kostet in Deutschland in der Regel einen Prozentsatz des Jahreszielgehalts der besetzten Position. Marktüblich sind etwa 25 bis 35 Prozent. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) hat in seiner Marktstudie Personalberatung für 2024 ein durchschnittliches Honorar von 27,5 Prozent des Zieleinkommens ermittelt. Bei einer Position mit 100.000 € Jahreszielgehalt liegen Sie damit grob zwischen 25.000 € und 35.000 €.
Wichtig: Diese Beträge sind im B2B-Geschäft Nettobeträge. Die gesetzliche Umsatzsteuer kommt hinzu, ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen aber ein durchlaufender Posten. Das Honorar selbst ist als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar. Für Kandidatinnen und Kandidaten ist der Prozess immer kostenlos. Es zahlt ausschließlich das suchende Unternehmen.
Manche Beratungen arbeiten mit einem Mindesthonorar, weil die Direktansprache auch bei niedrigeren Gehältern viel Arbeit macht. Andere vereinbaren einen Festpreis. Der Prozentsatz allein ist deshalb nur der Anfang des Vergleichs.
Worauf sich der Prozentsatz bezieht
Der gleiche Prozentsatz kann zu sehr unterschiedlichen Beträgen führen. Entscheidend ist die Berechnungsbasis. Gemeint ist fast immer das Bruttojahreszielgehalt im ersten Jahr: das Fixgehalt plus die variable Vergütung bei hundertprozentiger Zielerreichung.
Je nach Vertrag kommen weitere Bestandteile hinzu. Häufig wird ein Firmenwagen mit einer Pauschale angesetzt, typischerweise mit rund 10.000 € pro Jahr. Manche Beratungen rechnen auch Antrittsprämien, garantierte Boni oder Sachleistungen ein. Andere beziehen sich nur auf das Fixgehalt.
Ein Beispiel zeigt den Unterschied: Eine Position hat 90.000 € Fixgehalt, 15.000 € Zielbonus und einen Firmenwagen. Bezogen auf das Fixgehalt ergeben 30 Prozent 27.000 €. Bezogen auf Fixum, Bonus und Wagenpauschale, also 115.000 €, ergeben die gleichen 30 Prozent 34.500 €. Der Unterschied von 7.500 € steckt nur in der Definition.
Lassen Sie sich die Berechnungsbasis deshalb immer schriftlich geben. Prüfen Sie auch, ob das Honorar auf dem vereinbarten oder auf dem tatsächlich gezahlten Gehalt beruht und was passiert, wenn das Gehalt im Laufe des Prozesses steigt.
Die drei Abrechnungsmodelle im Vergleich
Erstens: das reine Erfolgshonorar. Sie zahlen nur, wenn eine vorgestellte Person einen Arbeitsvertrag unterschreibt. Bis dahin entstehen keine Kosten. Für Sie ist das risikoarm. Der Haken: Arbeitet ein Anbieter nicht exklusiv, konkurriert er mit anderen Beratungen und mit Ihren eigenen Anzeigen. Er investiert dann meist nur so viel Zeit, wie sich bei unsicherem Ausgang lohnt.
Deshalb unterscheide ich klar zwischen einem offenen und einem exklusiven Erfolgsmandat. Beim exklusiven Erfolgsmandat liegt die Suche während der Laufzeit allein bei einer Beratung. Das verbindet kein Vorabrisiko für Sie mit einer echten Recherche für die Stelle.
Zweitens: der Retainer, im Executive Search oft als Drittelregelung umgesetzt. Ein Drittel wird bei Auftragserteilung fällig, ein Drittel bei der Vorstellung geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten und ein Drittel bei Vertragsunterschrift. Dieses Modell finanziert die Recherche, die vor jeder Vorstellung stattfindet. Es ist im Executive Search für Führungspositionen weit verbreitet.
Drittens: der Festpreis. Der Betrag wird vorab vereinbart und hängt nicht vom späteren Gehalt ab. Das ist gut planbar. Der Nachteil: Wird die Stelle günstiger besetzt als gedacht, zahlen Sie trotzdem den vollen Betrag.
Kein Modell ist pauschal besser. Bei gut beschriebenen Fachpositionen ist ein exklusives Erfolgsmandat oft sinnvoll. Bei vertraulichen Führungsbesetzungen, sehr engen Märkten oder Nachfolgen in der Geschäftsführung passt ein Retainer meist besser, weil die Arbeit am Anfang anfällt.
Rechenbeispiele in Euro
Rechnen wir drei typische Positionen im Mittelstand durch, jeweils netto und auf Basis des Jahreszielgehalts.
Leitung Controlling mit 85.000 € Jahreszielgehalt: Bei 25 Prozent fallen 21.250 € an, bei 30 Prozent 25.500 €. Im Drittelmodell bei 30 Prozent wären das drei Raten zu je 8.500 €.
Kaufmännische Leitung mit 120.000 € Jahreszielgehalt: Bei 25 Prozent sind es 30.000 €, bei 30 Prozent 36.000 €, beim BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent 33.000 €.
Geschäftsführung mit 160.000 € Jahreszielgehalt plus Firmenwagen: Mit Wagenpauschale beträgt die Basis 170.000 €. Bei 30 Prozent ergibt das 51.000 € Honorar. Ohne Wagen in der Basis wären es 48.000 €.
Welche Zusatzkosten entstehen können
Neben dem Honorar können weitere Kosten anfallen. Die wichtigsten sind Auslagen: Reisekosten zu Interviews, Anzeigen- oder Datenbankkosten und externe Tests. Manche Beratungen rechnen sie nach Aufwand ab, andere pauschal mit einem Prozentsatz des Honorars, andere gar nicht.
Achten Sie außerdem auf Abbruchregeln. Was passiert, wenn Sie die Suche stoppen, weil intern doch jemand übernimmt oder das Projekt verschoben wird? Beim Retainer sind bereits gezahlte Raten in der Regel nicht erstattbar. Seriös ist, wenn das klar im Vertrag steht.
Ein weiterer Punkt sind Folgeeinstellungen. Stellen Sie eine zweite vorgestellte Person innerhalb einer bestimmten Frist für eine andere Rolle ein, verlangen viele Verträge auch dafür ein Honorar. Das ist fair, sollte aber vorher bekannt sein.
Interne Kosten werden oft übersehen: die Zeit für Briefing, Interviews und Abstimmung. Mit einer guten Vorauswahl sinken sie deutlich, weil Sie nur noch mit Menschen sprechen, die fachlich passen und wechselbereit sind.
Warum Headhunter so viel kosten
Ein Honorar von 30.000 € wirkt zunächst hoch. Es bezahlt aber Arbeit, die Sie nicht sehen. Für eine Führungsposition identifiziere ich zuerst den Zielmarkt: Welche Unternehmen beschäftigen Menschen mit vergleichbarer Verantwortung? Welche Firmen sind tabu?
Danach folgt die Direktansprache. Gute Kandidatinnen und Kandidaten bewerben sich in der Regel nicht. Sie sind erfolgreich in ihrer jetzigen Rolle und müssen erst überzeugt werden, über eine Veränderung nachzudenken. Oft sind dafür viele Gespräche nötig, bis eine kleine Zahl wirklich geeigneter und wechselbereiter Personen übrig bleibt.
Hinzu kommen strukturierte Interviews, Referenzen, die Begleitung durch Gehaltsverhandlung und Kündigungsphase sowie der Umgang mit Gegenangeboten des alten Arbeitgebers. Dieser Aufwand lässt sich nicht skalieren wie ein Anzeigenportal.
Und schließlich trägt ein Headhunter beim Erfolgsmodell das Risiko: Scheitert die Suche, hat er wochenlang ohne Bezahlung gearbeitet. Dieses Risiko ist im Prozentsatz eingepreist.
Wann sich ein Headhunter rechnet und wann nicht
Ob sich ein Headhunter rechnet, hängt vor allem an den Kosten der unbesetzten Stelle. Eine gängige Faustformel lautet: Jahresgehalt geteilt durch 250 Arbeitstage, multipliziert mit einem Wertschöpfungsfaktor. Der Faktor liegt bei administrativen Rollen um 1, bei Fachkräften um 2 und bei Führungs- oder Vertriebsrollen um 3.
Ehrlich gerechnet ziehen Sie davon das Gehalt ab, das Sie während der Vakanz nicht zahlen. Ein Beispiel: Eine kaufmännische Leitung mit 120.000 € und Faktor 3 erzeugt eine Wertschöpfung von 1.440 € pro Arbeitstag. Abzüglich 480 € eingespartem Gehalt bleiben 960 € Netto-Lücke pro Tag, also rund 20.000 € pro Monat. Ein Honorar von 36.000 € entspricht damit etwa 1,8 Monaten Leerstand.
Wenn eine professionelle Suche die Vakanz um zwei oder mehr Monate verkürzt oder eine Fehlbesetzung verhindert, hat sie sich in diesem Modell bezahlt gemacht. Einarbeitung, Überstunden im Team und verlorene Aufträge sind dabei noch nicht eingerechnet, die echte Belastung liegt meist höher. Mit dem Vakanzkosten-Rechner auf meiner Startseite können Sie das für Ihre Stelle durchspielen.
Ein Headhunter lohnt sich weniger, wenn es eine starke interne Kandidatur gibt, wenn auf eine Anzeige zuverlässig gute Bewerbungen eingehen oder wenn das Profil intern noch gar nicht geklärt ist. Dann sollte zuerst die Rolle sauber definiert werden. Ein kostenloses Suchmandat aus meinem Generator hilft dabei.
Sinnvoll ist er dagegen bei Schlüsselpositionen, vertraulichen Neubesetzungen, sehr engen Fachmärkten und dann, wenn Anzeigen bereits gescheitert sind.
Headhunter, Personalvermittlung, Stellenanzeige: der Kostenvergleich
Eine Stellenanzeige kostet je nach Portal und Laufzeit meist einige hundert bis wenige tausend Euro. Sie erreicht aber fast nur aktiv Suchende. Für Führungspositionen und gefragte Spezialisten ist das oft nur ein kleiner Teil des Marktes.
Personalvermittler arbeiten häufig mit Datenbanken und Bewerbungen, die bereits vorliegen. Die Honorare liegen oft etwas niedriger und sind meist rein erfolgsabhängig. Der Schwerpunkt liegt auf Geschwindigkeit, weniger auf einer gezielten Analyse des Marktes.
Ein Headhunter im Sinne der Personalberatung sucht gezielt im Markt nach Menschen, die nicht aktiv suchen, und spricht sie diskret direkt an. Das ist teurer, erreicht aber auch Menschen, die keine Anzeige je gesehen hätten.
Für eine faire Entscheidung zählt nicht der niedrigste Preis, sondern der Preis pro erfolgreicher, dauerhafter Besetzung. Eine günstige Lösung, die nach sechs Monaten scheitert, ist am Ende die teuerste.
So vergleichen Sie Angebote fair
Vergleichen Sie Angebote nicht nur am Prozentsatz. Prüfen Sie diese fünf Punkte. Erstens: die Berechnungsbasis, also Fixum, Zielbonus und Firmenwagen.
Zweitens: Fälligkeit und Zahlungsplan. Wann wird welcher Betrag fällig, und werden Anzahlungen vollständig angerechnet?
Drittens: die Nachbesetzungsregel. Wie lange gilt sie, ist sie kostenfrei oder nur reduziert, und welche Fälle sind ausgeschlossen? Üblich ist eine Bindung an die vertragliche Probezeit.
Viertens: Wer arbeitet tatsächlich am Mandat? Sprechen Sie im Prozess mit derselben Person wie im Erstgespräch, oder übernimmt ein Junior-Team?
Fünftens: Exklusivität, Auslagen und Abbruch. Diese drei Regeln entscheiden oft mehr über die echten Kosten als ein Unterschied von zwei Prozentpunkten.
Was kostet ein Headhunter bei der Mandatsmanufaktur?
Ich arbeite mit zwei Modellen. Im exklusiven Erfolgsmandat berechne ich 30 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, ohne Vorabkosten. Das Honorar wird erst mit Vertragsunterschrift fällig.
Im Retainer-Modell beträgt das Gesamthonorar 25 Prozent. Eine Anzahlung zu Mandatsstart sichert Kapazität und Priorität und wird bei erfolgreicher Besetzung vollständig angerechnet. Zur Berechnungsbasis gehören Fixgehalt und vertraglich vereinbarte Bonusbestandteile. Ein Firmenwagen wird pauschal mit 10.000 € angesetzt.
Verlässt die besetzte Person das Unternehmen innerhalb der vertraglichen Probezeit, suche ich einmalig kostenfrei nach. Sie haben einen festen Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zur Vertragsunterschrift.
Das Erstgespräch per Video oder Telefon ist kostenlos und unverbindlich. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine erste Einschätzung zu Machbarkeit und Gehaltsband. Alle Details finden Sie auf der Leistungsseite.
Häufige Fragen zu Headhunter-Kosten
Muss ich zahlen, wenn keine Besetzung zustande kommt? Beim Erfolgshonorar nein. Beim Retainer sind bereits fällige Raten in der Regel nicht erstattbar, weil sie geleistete Recherche bezahlen. Bei mir wird die Anzahlung bei Erfolg vollständig angerechnet.
Zahlen Bewerberinnen und Bewerber etwas? Nein. Bei einer Personalberatung zahlt ausschließlich das Unternehmen, das den Auftrag erteilt.
Ist das Honorar steuerlich absetzbar? Ja, als Betriebsausgabe. Die Umsatzsteuer kann ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen als Vorsteuer geltend machen. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Kann ich das Honorar verhandeln? Ein seriöser Anbieter erklärt seine Kalkulation offen. Sinnvoller als ein niedrigerer Prozentsatz ist oft eine klare Regelung zu Berechnungsbasis, Auslagen und Nachbesetzung.
Mein Rat: Rechnen Sie zuerst aus, was Ihnen die offene Stelle pro Monat kostet. Dann vergleichen Sie Angebote anhand der fünf Punkte oben. So treffen Sie die Entscheidung auf Zahlen statt auf Bauchgefühl.