Einen Headhunter zu finden ist leicht. Den richtigen zu finden ist schwerer. Eine kurze Online-Suche liefert Dutzende Anbieter, die alle Diskretion, Netzwerk und Qualität versprechen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie als mittelständisches Unternehmen eine Personalberatung auswählen, die zu Ihrer Stelle passt, und woran Sie im Erstgespräch erkennen, ob jemand wirklich liefert.
Brauchen Sie überhaupt einen Headhunter?
Bevor Sie einen Headhunter suchen, lohnt eine ehrliche Prüfung. Ein Headhunter ist sinnvoll, wenn die Stelle geschäftskritisch ist, wenn geeignete Menschen nicht aktiv suchen, wenn die Besetzung vertraulich bleiben muss oder wenn Anzeigen bereits erfolglos waren.
Weniger sinnvoll ist er, wenn es eine starke interne Lösung gibt oder wenn auf eine gute Anzeige zuverlässig passende Bewerbungen eingehen. Dann zahlen Sie für Arbeit, die Sie selbst günstiger erledigen können.
Ein dritter Fall wird oft übersehen: Die Rolle ist intern noch nicht geklärt. Wenn Geschäftsführung und Fachbereich unterschiedliche Vorstellungen haben, scheitert auch der beste Headhunter. Klären Sie zuerst Aufgaben, Ergebnisse der ersten zwölf Monate und ein realistisches Gehaltsband. Ein Suchmandat aus meinem kostenlosen Generator ist dafür ein guter Start.
Rechnen Sie außerdem grob aus, was die offene Stelle pro Monat kostet. Erst dann können Sie ein Honorar sinnvoll einordnen. Wie das geht, zeige ich im Artikel zu Headhunter-Kosten und im Vakanzkosten-Rechner auf meiner Startseite.
Wo Sie einen passenden Headhunter finden
Der beste Weg ist eine Empfehlung. Fragen Sie Geschäftsführer aus Ihrem Netzwerk, Ihren Steuerberater oder Ihre Bank, mit wem sie gute Erfahrungen gemacht haben. Fragen Sie konkret nach: Für welche Position? Wie lange hat es gedauert? Ist die Person noch im Unternehmen?
Zweitens: die gezielte Online-Suche nach Spezialisierung. Suchen Sie nicht nur nach „Headhunter“, sondern nach Funktion und Region, etwa „Headhunter Finance Mittelstand“ oder „Personalberatung Einkauf Dortmund“. Spezialisierte Anbieter kennen den Zielmarkt besser.
Drittens: Verbände. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) hat einen Fachverband Personalberatung mit Berufsgrundsätzen. Eine Mitgliedschaft ist kein Qualitätsbeweis, aber ein Hinweis, dass sich der Anbieter an definierte Standards bindet. Fehlende Mitgliedschaft ist umgekehrt kein Ausschlusskriterium.
Viertens: LinkedIn. Schauen Sie sich an, was ein Berater veröffentlicht und wie er über Ihren Markt schreibt. Wer regelmäßig fundiert über Gehälter, Rollen und Märkte schreibt, kennt sich meist auch aus.
Laden Sie zwei bis drei Anbieter zu einem Erstgespräch ein, nicht zehn. Mehr Gespräche kosten Sie viel Zeit, bringen aber selten bessere Entscheidungen.
Woran Sie einen guten Headhunter erkennen
Erstens: Spezialisierung. Ein guter Headhunter kann Ihnen ohne lange Vorbereitung sagen, wo die Menschen arbeiten, die Sie suchen, was sie verdienen und warum sie wechseln würden. Wer alles für alle sucht, kennt selten einen Markt wirklich.
Zweitens: ehrliche Einschätzung. Gute Berater widersprechen auch. Wenn das Gehaltsband zu niedrig ist oder das Profil drei Rollen in einer vereint, sagen sie es klar. Wer alles zusagt, will vor allem den Auftrag.
Drittens: Transparenz beim Vorgehen. Fragen Sie, wie der Zielmarkt definiert wird, wie die Ansprache läuft und wie oft Sie Berichte bekommen. Ein seriöser Anbieter kann den Ablauf klar beschreiben, ohne Betriebsgeheimnisse vorzuschieben.
Viertens: wer die Arbeit macht. In größeren Häusern führt oft ein Partner das Erstgespräch, die Recherche erledigt ein Junior-Team. Das kann gut funktionieren. Sie sollten es aber wissen. In einer Boutique-Beratung arbeitet meist dieselbe Person vom Erstgespräch bis zur Unterschrift.
Fünftens: der Umgang mit Kandidaten. Ein Headhunter vertritt auch Ihr Unternehmen. Wie er Kandidatinnen und Kandidaten anspricht, prägt Ihr Image im Markt. Fragen Sie, wie er Absagen kommuniziert und wie schnell er antwortet.
Sechstens: klare Konditionen. Berechnungsbasis, Fälligkeit, Auslagen und Nachbesetzungsregel sollten schriftlich und verständlich sein, bevor Sie unterschreiben.
Zwölf Fragen für das Erstgespräch
Diese Fragen helfen, Anbieter im Erstgespräch zu vergleichen. Zu Markt und Erfahrung: Welche vergleichbaren Positionen haben Sie in den letzten zwei Jahren besetzt? Wo würden Sie für diese Rolle suchen? Welches Gehaltsband halten Sie für realistisch?
Zum Vorgehen: Wie definieren Sie den Zielmarkt? Wie viele Personen sprechen Sie typischerweise an? Wann sehe ich die ersten Profile, und wie oft bekomme ich einen Bericht?
Zum Team: Wer führt die Gespräche mit Kandidaten? Wie viele Mandate betreuen Sie parallel? Wer ist mein Ansprechpartner, wenn Sie im Urlaub sind?
Zu den Konditionen: Wie berechnet sich das Honorar genau? Was passiert, wenn die Suche abbricht oder die besetzte Person in der Probezeit geht? Welche Unternehmen sprechen Sie nicht an, etwa wegen bestehender Kundenbeziehungen?
Die letzte Frage ist wichtig. Ein Headhunter wirbt in der Regel nicht bei eigenen Kunden ab. Das schützt Sie als Kunde, kann aber den Zielmarkt einschränken. Fragen Sie deshalb offen, welche Unternehmen tabu sind.
Warnsignale: Wann Sie besser absagen
Erstens: Garantien, die zu gut klingen. Wer ohne Kenntnis Ihres Marktes eine feste Besetzung in zwei Wochen verspricht, kennt den Markt entweder nicht oder will nur Profile aus einer Datenbank weiterreichen.
Zweitens: unaufgeforderte Lebensläufe. Schickt Ihnen ein Anbieter Profile, bevor Sie ihm einen Auftrag erteilt haben, wurden diese Personen oft nicht gefragt. Das ist für die Kandidaten problematisch und für Sie ein Risiko, weil später unklar ist, wem ein Honorar zusteht.
Drittens: keine Fragen zum Unternehmen. Ein guter Headhunter will Ihre Kultur, Ihre Strategie und den Grund für die Vakanz verstehen. Wer nur Stichworte und Gehalt abfragt, sucht Lebensläufe, keine passenden Menschen.
Viertens: unklare Konditionen. Wenn sich die Berechnungsbasis nicht klar erklären lässt oder wichtige Regeln erst im Kleingedruckten stehen, sollten Sie nachhaken oder absagen.
Fünftens: Druck. Ein seriöser Anbieter gibt Ihnen Zeit, das Angebot zu prüfen und Referenzen einzuholen.
Was in den Vertrag gehört
Der Vertrag sollte die Position und das Anforderungsprofil benennen. Dazu gehören das Honorarmodell, der Prozentsatz und die genaue Berechnungsbasis.
Weiter gehören Fälligkeiten und die Anrechnung von Anzahlungen in den Vertrag, außerdem die Regelung zu Auslagen, ob pauschal, nach Aufwand oder gar nicht.
Wichtig ist die Nachbesetzungsregel: wie lange sie gilt, ob kostenfrei oder reduziert, und welche Fälle ausgenommen sind. Üblich ist eine Bindung an die vertragliche Probezeit.
Regeln Sie außerdem Exklusivität und Laufzeit, Abbruch und Kündigung, Folgeeinstellungen weiterer vorgestellter Personen sowie die Abwerbeverbote in beide Richtungen.
Schließlich der Datenschutz: Kandidatenprofile enthalten personenbezogene Daten. Klären Sie, wie sie übermittelt, gespeichert und nach der Suche gelöscht werden. Seriöse Anbieter haben dafür klare Abläufe.
So bereiten Sie die Zusammenarbeit vor
Auch der beste Headhunter braucht Ihre Mitarbeit. Benennen Sie einen festen Ansprechpartner, der Entscheidungen treffen kann. Das spart Tage bei jeder Rückfrage.
Klären Sie vorab das Gehaltsband und den Spielraum. Wenn Sie sich im Laufe der Suche erst intern abstimmen müssen, verlieren Sie die besten Kandidaten.
Blocken Sie Interviewtermine im Voraus. Gute Kandidatinnen und Kandidaten haben oft mehrere Optionen. Wer zwei Wochen auf ein Gespräch wartet, ist häufig schon woanders im Prozess.
Legen Sie fest, wer entscheidet und in welcher Reihenfolge Gespräche stattfinden. Zwei bis drei Runden reichen in den meisten Fällen.
So erkennen Sie während der Suche, ob es läuft
In den ersten Wochen sollten Sie regelmäßige Berichte bekommen: Wie viele Personen wurden angesprochen, wie reagiert der Markt, welche Gründe nennen Absagende? Diese Rückmeldungen sind wertvoll, auch wenn noch keine Profile vorliegen.
Werden Gehalt, Standort oder Profil im Markt immer wieder als Hindernis genannt, sollte ein guter Berater das früh ansprechen und eine Anpassung vorschlagen.
Bekommen Sie lange nichts zu hören, fragen Sie nach. Schweigen ist das deutlichste Warnsignal während einer Suche.
Achten Sie auf Qualität statt Menge. Drei gut geprüfte Profile, die fachlich passen und wirklich wechselbereit sind, sind mehr wert als zwanzig Lebensläufe.
Häufige Fragen zur Suche nach einem Headhunter
Wie viele Headhunter sollte ich gleichzeitig beauftragen? Für eine Position einen. Parallele Aufträge führen dazu, dass dieselben Personen mehrfach angesprochen werden. Das schadet Ihrem Ruf im Markt und senkt den Einsatz jedes Anbieters.
Wie lange dauert es, bis ich Kandidaten sehe? Das hängt von Rolle und Markt ab. Bei mir erhalten Sie nach dem Briefing in der Regel innerhalb von drei bis fünf Tagen eine erste Shortlist. Bis zum ersten Arbeitstag vergehen wegen der Kündigungsfristen meist mehrere Monate.
Ist ein großes Haus besser als eine Boutique? Nicht pauschal. Große Häuser haben mehr Ressourcen und Marken. Boutiquen bieten meist mehr persönliche Betreuung und kürzere Wege. Entscheidend ist, wer konkret an Ihrem Mandat arbeitet.
Mein Rat: Sprechen Sie mit zwei oder drei Anbietern, stellen Sie allen dieselben Fragen und entscheiden Sie nach Marktkenntnis, Ehrlichkeit und klaren Konditionen. Wenn Sie mich dabei kennenlernen möchten, ist das Erstgespräch per Video oder Telefon kostenlos. Eine erste Einschätzung erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden.