Die meisten Vakanzen im Mittelstand beginnen ohne belastbares Suchmandat. Es gibt eine Stellenbeschreibung aus dem letzten Jahr, ein paar Notizen aus dem Austrittsgespräch und das vage Ziel „schnell besetzen“. Drei Wochen später wundert man sich, warum die Bewerbungen nicht passen. Der Fehler liegt selten in den Kandidaten, sondern im Ausgangsdokument.
Ein Suchmandat ist mehr als eine Stellenanzeige. Es beschreibt, warum die Rolle existiert, welche Aufgaben wirklich Priorität haben, welche Anforderungen verhandelbar sind und welche nicht. Wer das vor der Suche schriftlich festhält, spart später Wochen. Wer es auslässt, verhandelt dieselben Grundsatzfragen in jedem zweiten Gespräch neu.
Die sieben Bausteine, die ich in jedem Mandat kläre: Erstens das Ziel der Rolle in einem Satz, nicht die Aufgabenliste. Zweitens die drei wichtigsten Ergebnisse der ersten zwölf Monate. Drittens das Muss-Profil, maximal fünf Punkte. Viertens das Kann-Profil, bewusst getrennt. Fünftens die Rahmenbedingungen: Berichtslinie, Budgetverantwortung, Teamgröße, Arbeitsmodell. Sechstens das realistische Gehaltsband, geprüft am Markt, nicht am Vorgänger. Siebtens die Zielumgebung: aus welchen Branchen und Unternehmen realistisch gewechselt wird.
Als Vorlage genügt eine Seite pro Baustein. Wichtiger als die Form ist die Entscheidung, die hinter jedem Punkt steht. Eine Vorlage, die alles offen lässt, produziert ein Mandat, das niemanden anzieht. Eine Vorlage, die Entscheidungen erzwingt, produziert ein Profil, auf das Kandidaten konkret antworten können.
Für den schnellen Start haben wir einen kostenlosen Generator gebaut: Sie beschreiben die Vakanz in eigenen Worten und erhalten ein strukturiertes Suchmandat mit Anforderungsprofil, Zielunternehmen und offenen Rückfragen. Den Vordruck füllen Sie in zehn Minuten, das Ergebnis können Sie kopieren oder als PDF herunterladen.
Ehrlichkeit gehört dazu: Die Eigenregie funktioniert gut, solange die Rolle über Stellenanzeigen erreichbar ist. Sie stößt an ihre Grenze, wenn die gesuchten Kandidaten nicht aktiv suchen, wenn die Besetzung vertraulich bleiben muss oder wenn drei Vorgänger an derselben Stelle gescheitert sind. Dann braucht es Direktansprache, Marktkartierung und jemanden, der im Erstgespräch unbequeme Fragen stellt.
Mein Rat: Erstellen Sie das Suchmandat immer selbst, auch wenn Sie eine Beratung beauftragen wollen. Wer das Dokument einmal selbst durchdacht hat, erkennt im Beratungsgespräch sofort, ob das Gegenüber die Rolle versteht oder nur den Auftrag will.